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StarFinder® als Archiv der Geschäftsleitung

Mit StarFinder®, dem DIGITAL ARCHIV für Ihre Geschäftsleitung, verfügen Sie in nur 3 Schritten und geringem Zeitaufwand über ein Archiv, in dem Sie google-artig alle Dokumente und E-Mails nach sämtlichen Wort-Inhalten durchsuchen können!

  1. Schritt: DIGITAL ARCHIV installieren
  2. Schritt: E-Mail und Scanner einrichten
  3. Schritt: 4 Stunden Zeit für die Inbetriebnahme

Digitale Entscheidungsgrundlage

Entscheidungen im Bereich der Geschäftsleitung müssen heute immer öfter auf der Grundlage digitaler Dokumente getroffen werden. Die Einschätzung von Risiken und Chancen hängt maßgeblich davon ab, dass alle benötigten Daten, in der aktuellsten Version, dann zur Verfügung stehen, wenn sie tatsächlich erforderlich sind. Wer stundenlang nach den benötigten Daten und Dokumenten sucht, verschwendet Energie, Zeit und Geld.

Behörden fordern Nachweise oder Belege immer häufiger in elektronischer Form an. Wer am Nachweis der Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege scheitert, hat schlechte Karten. Dokumente die irgendwann, von irgendwem, irgendwo gespeichert wurden und deren Änderungshistorien nicht rekonstruierbar sind, wird sich die Finanzverwaltung nicht zufrieden geben. Das Stichwort heißt: „Revisionssichere Archivierung“.

Unabhängig von der bestehenden IT

Durch eine von der firmeneigenen IT getrennte digitale Archivierung kann der Zugriff auf kritische Daten deutlich beschränkt werden. Die Archivierung von Daten und Dokumenten in einem unabhängigen System wird häufig gerade von der Geschäftsleitung gewünscht, um zusätzlichen Datenschutz, erweiterte Datensicherheit und mehr Freiheit für strategische Entscheidungen zu erhalten. Dies ist gerade für die Bereiche Vertragswesen, Personal sowie Beteiligungen & Übernahmen von großer Bedeutung. Mit den Kenntnissen eines Key-Users verwalten Sie Ihr Archiv – ein spezielles „IT Know-How“ ist nicht erforderlich.

  • Sichern Sie die Zukunft Ihres Unternehmens durch die Digitalisierung Ihrer Geschäfts- und Abstimmungsprozesse
  • Nutzen Sie Ihr Archiv als effektive Lösung zur Digitalisierung Ihrer Prozesse
  • Sparen Sie durch die Digitalisierung Kosten, gewinnen Sie Rechtssicherheit und Transparenz
  • Schnelles Suchen und Finden begleitet Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft

Erhöhte Manipulationssicherheit

Die seit 01.01.17 gültigen GoBD Vorschriften erfordern einen speziellen Umgang mit digitalen Daten in vielen weiteren Unternehmensbereichen – fragen Sie hierzu auch Ihren Steuerberater. Unser Digital Archiv hilft Ihnen, wenn erforderlich, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen. Ihre Daten liegen auf einem StarFinder® Server, der sehr hohen Anforderungen an Daten- und Manipulationssicherheit entspricht. Es handelt sich um eine bei Bedarf GoBD konforme Komplettlösung mit revisionssicherem Server und einer entsprechenden Datensicherung für Ihr Geschäftsleitungsarchiv.  Die Datensicherung erfolgt verschlüsselt auf ein von uns geliefertes Datensicherungssystem (i.d.R. über eine NAS im LAN des Kunden, allerdings räumlich getrennt).

Sicheres Backup

Backupoptimierung: Durch spezielle Methoden von Microsoft wird nahezu sichergestellt, dass ein Backup nicht infizierbar ist, sodass im Falle einer Infektion die Möglichkeit besteht, Ihren StarFinder® zeitnah wiederherzustellen. Dateien in Ihrem digitalen Archiv von StarFinder®  werden auf dem Server permanent von uns überwacht, sodass die neuen und gefährlichen Krypto-/Rabsomtrojaner Ihr DIGITAL Archiv bei Befall nicht vollständig infizieren können.

GoBD-konform und TÜV-geprüft

Auch in weiteren Unternehmensbereichen verhindert ein GoBDkonformer Umgang (seit 01.01.2017) mit der elektronischen Belegablage, dass die Finanzverwaltung (Finanzamt) Ihre Buchführung verwerfen oder gar Ihre Umsätze schätzen kann. Der Steuerpflichtige allein ist für die Einhaltung der GoBD zuständig und muss die GoBDRegeln wie z.B.: Unveränderlichkeit der archivierten Daten sicherstellen (auch die sehr wichtige Verfahrensdokumentation !). Die Finanzbehörde wird in Zukunft vermutlich verstärkt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführungssysteme prüfen (Buchungspraktiken / Verfahrensdokumentation etc). StarFinder®  bietet Ihnen eine TÜV-geprüfte Datensicherheit für Ihr DIGITAL ARCHIV.

Durch eine effektive Anbindung Ihrer diversen Systemen wie Buchführungsprogramm, ERP, CRM, Personalwesen schützen Sie Ihre Daten, erhalten schnellen Zugriff und haben bei Ausfall der führenden Systeme fast schon so etwas wie ein Notfallprogramm.

Lagerraum für Akten ist kostbar. Die Suche nach Dokumenten, Unterlagen und Informationen ist ein weitestgehend unsichtbarer Kostentreiber. Der Bundesfinanzminister sagt „Ja“ zum Schreddern von Rechnungen und steuerrelevanten Dokumenten unter bestimmten Bedingungen. Mit einem digitalen Archiv sparen Sie Zeit, Geld und Nerven und erlangen enorme Vorteile:

  • Google-artige Volltextsuche
  • Bei Bedarf Export der entsprechenden Akte zum Mitnehmen
  • Digitale Freigabeprozesse und Wiedervorlagen
  • StarFinder®  General Mail Archiv mit schneller und automatisierter Archivierung aller Exchange Mails

und vieles mehr.

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