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Die größten Zeitfresser im Büro

Surfen im Internet, ständige Meetings, unnötige E-Mails, die Suche nach Dokumenten und die Unordnung auf dem eigenen Schreibtisch – überall im Büro lauern Zeitfresser, die unsere tägliche Arbeit unterbrechen und verhindern, dass wir unsere eigentlichen Aufgaben erledigen. Man macht zwar ständig irgendwas, geht aber am Abend mit dem Gefühl nach Hause, nichts geschafft zu haben.

Wer sich auf die Suche nach seinen persönlichen Zeitfressern macht, kann meist schnell seine persönliche Top-Ten erstellen und natürlich liefert auch die Recherche im Internet Unmengen an Ergebnissen in Form von Blogbeiträgen, Umfragen und Studien.

Einige der interessantesten Ergebnisse möchte ich Ihnen heute vorstellen.

Technikprobleme

Für eine Studie im Auftrag von Sharp Business Systems im Jahr 2016 hat Censuswide 6045 Bürokräfte aus verschiedenen Branchen in neun Ländern Europas befragt, davon 1015 in Deutschland. Die Befragten sollten dabei selbst einschätzen, wie viel Zeit sie aufgrund technischer Probleme verlieren.

Ergebnis:

Bürokräfte verbringen pro Tag durchschnittlich 22 Minuten mit der Suche nach schwer auffindbaren Dokumenten und Bildern im Netzwerk ihres Unternehmens. Weitere 8 Minuten vergehen beim Warten auf das Hochfahren und Aufwärmen von Druckern. Nochmals 9 Minuten dauert dann das Ausdrucken von Dokumenten.

Eine unübersichtliche Dokumentenablage ist laut Umfrage das gravierendste Problem für deutsche Angestellte: 31 % der Befragten geben an, dass sie Zeit verlieren, weil Dokumente nicht leicht aufzufinden oder zu teilen sind. 25 % klagen über veraltete Technologien, die ihnen ein effizientes Arbeiten erschweren.

Die Future Workforce Study vom IT-Dienstleister Dell, der weltweit Angestellte nach ihrem Arbeitsalltag befragt hat, tendiert in die selbe Richtung.

Laut Dell-Studie sind für 19 % der Befragten „langsame oder fehlerhafte Geräte“ die größten Zeitfresser. Weitere 18 % nennen „langsame oder fehlerhafte Software“.

Zeitfresser Dokumentensuche

Zu einem ganz ähnlichen Ergebnis kommt auch eine aktuelle Studie, für die Kyocera zusammen mit dem Portal Statista 1000 Mitarbeiter, Freiberufler und Teilzeitkräfte aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen befragt hat.

Laut Studie verbringen 67 % der Büroarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Informationen in Rechnungen, Aufträgen, Konzepten, Korrespondenzen, Vorlagen oder anderen Dokumenten. Dies mindert natürlich auch die Produktivität in vielen anderen Unternehmensbereichen, da kaum ein Prozess im Unternehmen ohne Dokumente auskommt.

Unterbrechung durch E-Mails

Der Tracking-Software-Anbieter officetime.net befragte im Jahr 2014 rund 1.300 Personen und ermittelte E-Mails als größten Produktivitätskiller.

Ergebnis:
  • 43,5 % der Befragten gaben an, für die Bearbeitung der E-Mails täglich zwischen ein und vier Stunden ihrer Arbeitszeit zu benötigen.
  • 42,3 % der Befragten gaben an, täglich bis zu vier Stunden in Meetings zu verbringen, statt sich den eigentlichen Aufgaben zu widmen.
  • 21,8 % der Befragten berichteten, dass sie täglich einen großen Teil ihrer Arbeitszeit damit verbringen, im Internet zu surfen.

Nur drei von fünf Arbeitstagen sind effizient

Gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig hat Jürgen Kurz die größte Online-Befragung zur Arbeitseffizienz durchgeführt.

Diese Studie kommt zu dem Schluss, dass Ablenkungen wie Such- und Wartezeiten, unwichtige Anrufe oder Unterbrechungen durch Kollegen und Ineffizienzen wie unklare Absprachen, Datenverlust oder Schnittstellenprobleme aufsummiert zwei Tage in der Woche ergeben.

Ergebnis:
  • Der Arbeitszeitverlust durch Ablenkungen beträgt durchschnittlich 23 %
  • Bis zu 2 Stunden am Tag werden zur Bearbeitung von E-Mails aufgewendet
  • 19 % ihrer Arbeitszeit verbringen die Teilnehmer in Besprechungen. Dabei werden im Durchschnitt lediglich 60 % der besprochenen To-Dos umgesetzt.
  • Durchschnittlich 13 % Suchzeiten fallen täglich an

Das Smartphone lenkt ab

Eine US-Studie von Careerbuilder.com, bei der mehr als 2.000 Personalchefs und HR-Professionals sowie über 3.000 Vollzeit-Arbeitnehmer in Amerika befragt wurden, identifiziert im Gegensatz zu den bisher genannten Studien, das Smartphone als schlimmsten Produktivitätskiller.

Ergebnis:
  • 50 % der Befragten gaben an, dass Arbeitnehmer sich durch Ihr Mobiltelefon ablenken lassen
  • Klatsch und Tratsch im Büro gaben 42 % der Befragten als Zeitfresser an
  • Privates Surfen nennen 39 % der Personalverantwortlichen als Produktivitätskiller
  • 38 % lassen sich von Facebook, Twitter und Co. von ihren Aufgaben ablenken

 

Zeitfresser eliminieren

Zeitfresser sind zu einem großen Teil vom persönlichen Arbeitsumfeld, als auch von der eigenen Arbeitsweise abhängig. Es lohnt sich daher immer zu identifizieren, warum genau irgendwo Zeit verschwendet wird. Allerdings zeigt sich im Überblick der Studien, dass gerade die Suche nach Dokumenten und Informationen die Produktivität in enormem Masse einschränkt.

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